Allgemeine Verwaltung:
- Änderung der Daten bei Eigentumswechsel, Adress- und Namensänderung
- Objektbezogene Änderungen und im Bankbereich
- Urkundensammlung (Grundbuchauszug, Teilungserklärungen usw.)
- Sammlung technischer Unterlagen (Baugenehmigung, Bauzeichnungen, Wohnflächenberechnungen, Baubeschreibungen usw.)
- Sammlung von Vertragsunterlagen (Verwaltervertrag, Dienstverträge, Hausmeistervertrag, Versicherungsverträge usw.)
- Sammlung aller wichtigen Organisationsunterlagen (Einladungsschreiben zu Versammlungen, Versammlungsprotokolle, Tagesordnungen, Mitteilungen des Beirates usw.)
- Sammlung des Schriftgutes der WEG und der einzelnen Wohnungseigentümer
- Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen
- Vervielfältigen von Schriftgut und Unterlagen (Einladungsschreiben zu Versammlungen, Versammlungsprotokolle usw.)
- Korrespondenz und Kommunikation mit Beiräten und Wohnungseigentümern
- Telefon-, Versand-, Porto- und sonstige Kosten des Schriftverkehrs fur die vorgenannten Leistungen
- Korrespondenz und Kommunikation mit Dritten wegen Betrieb, Verwaltung und Organisation der Verwaltungsobjekte
- Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung (Strom, Wasser, Kanal usw.)
- Hausmeister im Rahmen seiner Ermächtigung anstellen und entlassen, sowie Überwachung der Hausmeisterdienstleistungen
- Abschluss von sonstigen Dienstleistungs-, Lieferanten- und Kaufverträge (z.B. Grünanlagenpflege, Hausreinigung, Kleinteile und Werkzeuge, Reinigungsmittel, usw.) im Namen der Wohnungseigentümer
- Abschluss von Versicherungen, Wartungsverträgen und sonstiger objektbezogener Verträge und deren Uberprüfung auf Erfordernis, Richtigkeit und Preis-/ Leistungsverhältnis sowie Ubernahme bestehender Verträge in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat
- Verhandlung mit Behörden und Versorgungsbetrieben in allen Fragen, die die Gemeinschaft betreffen
- Überwachung und Einhaltung von Sicherheits- und Schutzbestimmungen(z.B. Verkehrssicherungspflicht, etc.)
- Durchführung der ordnungsmäßigen Beschlusse der Wohnungseigentümer
- Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemuhungen bei Streitigkeiten unter den Wohnungseigentümer
- Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind ( z.B. Verjährungs-, Ausschluss- und Rechtsmittelfrist)
- Bearbeitung und Aufbereiten von Versicherungsfällen
- Kontrolle und Überwachung der Hausordnung und anderer Gebrauchs- und Nutzungsregelungen
- Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
- Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen an die Wohnungseigentümer
- Stellungnahme zu Antragen baulicher Veränderungen im Sondereigentum
- Vertretung der Gemeinschaft bei öffentlich- rechtlichen Bauauflagen und Bauverfahren (z.B. Umlegung, Sanierung nachbarrechtlicher Genehmigungen)
- Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
- Abstimmung mit dem Beirat, bei Beschlussunfahigkeit auch der Folgeversammlung incl. aller anfallenden Kosten, ausgenommen der Saalmiete
- Führung einer Buchhaltung, die alle Einnahmen und Ausgaben vollständig,richtig und zeitgerecht aufzeichnet und die Erstellung eines Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung ermöglicht
- Aufbewahren der Buchungsunterlagen und Belege im gesetzlichen Rahmen
- Anforderung und Inkasso des Wohngeldes
- Entgegennahme und Anforderung der sonstigen Einnahmen
- Abwicklung der Zahlungsvorgänge und Begleichung aller Rechnungen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen (Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Uberweisungen auf Spar- und Festgeldkonten usw.)
- Unterstützung der Kassenprüfer bei der Jahresabrechnung
- Anlage der Instandhaltungsrücklagen
- Vorbereitung zur Beschlussfassung, Überwachung und Abrechnung von im Rahmen der Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen
- Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen
- Objektbegehung mit Hausmeister und Verwaltungsbeirat bei Bedarf, jedoch mindestens 1-2 mal jährlich, zum Erkennen sichtbarer Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen mit Bedarfserstellung, Bedarfsanalysen zur Einleitung notwendiger Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
- Angebotsprüfungen
- Vergabe von Aufträgen nach Eigentumerbeschluss
- Rechnerische und sachliche Prüfung auf Übereinstimmung mit den vergebenen Aufträgen
- Kleinreparaturen ausführen lassen im Rahmen der Verwalterbefugnisse
- Mitwirkung an baulichen Veränderungen am gemeinschaftlichen Eigentum